Қазіргі мессенджерлердің аудиториясы әлеуметтік желіні сан жағынан басып озды. Мессенджерде қазір тек жеке диалогтар ғана емес, іскерлік хаттар да жазылады және оның өз этикеті қалыптасып келеді. Massaget порталы назарыңызға кәсіпкерлердің жазбалары негізінде іскерлік хат жазғанда сақталуы тиіс 5 ережені ұсынады.
Шаруаңызды бірден жазыңыз
"Қайырлы күн!" деп жазып алып, жауап күтіп отыру – әбестік. Шаруаны бірден жазып, бірінші хатты қысқа да нұсқа, түсінікті етіп жіберген дұрыс. Абзацтарды ажыратып, көлемді хат жазу керек болса, поштаны қолданған жөн. Себебі мессенджерде жедел әрі қысқа хаттар жіберіледі.
"Бұл – қарым-қатынастың жаңа түрі, оны поштамен шатастырып алмау керек", – дейді Instant Technologies компаниясының техникалық директоры Карл Тайлер.
Дегенмен қысқа жазамын деп қысқарған сөздерді көп қолданбаған жөн. Ол хатты бейформал етіп, адресаттың жазбаны оқуын қиындатады.
Смайлды көп қолданбаңыз
Мессенджерде смайл, эмодзи қолдану қалыпты жағдай. Іскерлік хатта жазбаның екпінін білдіру үшін арагідік қолданып тұруға болады, бірақ шектен шықпау керек. Егер адресат сізге смайлсыз жауап қайтарып жатса, тек жазумен шектеліңіз. Сондай-ақ көп "рахмет" жаудыра бермеңіз. Диалогта ары кетсе екі рет алғыс айтыңыз.
Мессенджерде сын айтпаңыз
Сынау, ұрысу, ескерту жасау сынды негативтің барлығы мессенджерден тыс болуы керек. "Сіз қызыңызбен мессенджерде айырылысыз ғой? Бұлай істеуге болмайды. Бұл ереже іскерлік хатқа да қатысты", – деп жазады кәсіпкер және бизнес-этикет маманы Жаклин Уитмор. Оның айтуынша, кез келген сын бетпе-бет айтылуы керек. Себебі мимика мен интонация оны хаттағыдай сонша қатал етіп көрсетпейді. "Бизнес-этикет негіздері" кітабының авторы Барбара Патчер де осы ойды жалғайды: оның ойынша мессенджерде тек жақсы, нейтрал нәрселер жазылуы керек.
Адресатқа ыңғайланыңыз
Сізбен сөйлесіп отырған адресаттың бір-екі хатынан-ақ оның жазу, ойлау, сөйлеу стилін болжап, соған қарай ыңғайлану керек. "Сіз өз стиліңізді өзгелерге ыңғайлап отыруыңыз керек. Ол мейлі әріптесіңіз, бастығыңыз, клиентіңіз болса да", – дейді Барбара Патчер. Сол арқылы өзара түсіністік нығайып, әңгіме ыңғайлы болады. Мысалы адресат бірінші келген ойын бірден жазуды қалап, үзік-үзік хаттар жіберсе, сіз де солай жауап бере аласыз. Ал егер бүкіл ойын бір хатқа жиып жіберетін адам болса, сіздің үзік хаттар орынсыз болуы мүмкін.
Бірден жауап қайтаруға тырыспаңыз
Кез келген уақытта жазып, жауап беру – мессенджердің ең басты артықшылығы. Бірақ мессенджердің өзінде ешкім бірден жауап қайтаруға міндетті емес. Егер хатыңызды адресат оқымай жатса, оның дамылсыз мазасын алмау керек. Сондай-ақ шұғыл шаруа болмаса, жұмыс уақытынан тыс хат жазудың қажеті жоқ.