Ресми хат жазу үлгісі

Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алкалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім кабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат. Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін. Қысқа хаттамаларда күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөйлеген сөздердің тақырыбы және кабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздердің толық мәтіні келтірілмейді. Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі. Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айкындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттын заңдылық жарамдылығы барлык қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен аныкталады. Мысалы, жиналысқа катысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол кабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.
Хаттаманың деректемелері: мекеменің атауы; кұжаттын атауы; мәжілістің өткен күні; индексі (нөмірі); мәжіліс өткен орын; бекіту грифі (егер қажет болса); тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы); мәтін.
Мәтіннің кіріспе бөлігінде катысушылардың құрамы, күн тәртібі; негізгі бөлігінде тыңдалган мәселе, сөйлеген сөздер және қабылданған қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы койылады.

СӨЗДІК
хаттама протокол бірауыздан единогласно
мәжіліс, отырыс заседание қатысу участвовать, присутствовать
жиналыс собрание сөйлеу выступать
төраға председатель тыңдау слушать
хатшы секретарь қаулы кабылдау постановить
тізім список қабылданған қаулы постановление
күн тәртібі повестка дня макұлдау одобрить
баяндама доклад бекіту утвердить
қысқаша жазба краткая запись қоса беру прилагать
есеп отчет қоса беріліп отыр прилагается
құжат документ ұсыну предлагать
міндет задача енгізу внести
мәселе проблема, вопрос, задача мекеме учреждение
ұсыныс предложение корытындылау подытожить, заключить

ГРАММАТИКАЛЫҚ МИНИМУМ
I. Грамматикалық минимум:
Акпаратты ұлғайту. Ырықсыз етіс. Ауыспалы осы шақ. Көптік жалғау. Синонимдік катарлар. Зат есімнің тәуелденуі. Жалқы есім. Реттік сан есім. Номенклатуралык атаулар.
II. Коммуникативтік минимум:
керек, накты дерек, айтылған ескертпелер.
III. Фонетикалык минимум:
Үндестік заңы (сингармонизм). Ілгерінді және кейінді ықпал.
IV. Етістік минимумы:
көңіл аудару, белгілеу, нақтылау, камтамасыз ету, мән беру, міндеттеу, іске асыру, ескеру.
Хаттама жазу, мәжіліс өткен орын, күн тәртібі, тіркеу нөмірі.
Тапсырма 3. Төмендегі сұрактарға жауап берініздер.
1. Хаттама деген не?
2. Хаттама кандай жағдайда жазылады?
3. Хаттаманың деректемелерін атаңыз.
4. Хаттаманың үзіндісін кім куәландырады?
5. Хаттамада шешімін тапкан мәселелердің орындалу мерзімі көрсетіледі ме?

ХІІ. Ресми хаттар.
Ресми хаттар белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша карастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хатттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мөселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметқерді белгілі бір орынға, қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау. Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми, өзіне тән құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды.
Сұраныс хаттары. Бұл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден керекті ақпаратты немесе белгілі бір кұжатты жіберуін сұрау. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды.
Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерлерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында жазылады. Хат мазмұнының негізгі құндылығы онда көрсетілетін фактілерге байланысты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмұнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.
Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерғе бір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.
Жолдама хаттар. Құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе қосымшадардың құрамы, мазмүны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін жазылады. Бұл хаттар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді. Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды.
Хатты жазып отырғанда онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің маңыз, мазмұнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп отырғандығыңызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан стильдік нормадан ауытқыған жөн.

Үлгі Жолдама хат

Казақ мемлекеттік Ғылыми-техникалық ақпарат ғылыми-зерттеу институтының директорына
Абай атындағы Алматы мемлекеттік университетіндегі филология ғылымдарының докторы ғылыми дәрежесін алу ушін диссертация қорғайтын ДР 14.05.04 диссертациялық кеңес 10.02.02 — қазақ тілі мамандығы бойынша Оспанова Өміргул Ақанқызының "Қазақ тіліндегі көсемшенің мағынасы мен қызметінің дамуы" атты кандидаттық диссертация жұмысыны және авторефератының 2 данасын мемлекеттік тіркеу мен микрофильмнен өткізу ушін жіберіп отыр.
Диссертацияның қорғалған куні 11 наурыз 1999 жыл.
Диссертация кеңес төрайымы, филология ғылымының докторы,
профессор З.Қ. Ахметова

Үлгі: Қызметтік хат
Абай атындағы Алматы мемлекеттік университеті. 480100, Алматы қаласы, Достық даңғылы, 13. тел. 91-33-77
Қазақстан Республикасы Ғылым Академиясы А.Байтұрсынов атындағы Тіл білімі институтының директоры К.Ш.Құсайынов мырзаға
Абай атындагы Алматы мемлекеттік университетінің филология ғылымдарының докторы ғылыми дәрежесін алу ушін диссертация қорғайтын кеңес шешімімен (хаттама №11, 10-шы ақпан 1998 жыл). Сіз басшылық жасап отырған А.Байтұрсынов атындағы Тіл білімі институты мына диссертацияға жетекші ұйым болып бекітілді: Бейсембекова Жұлдыз Сардырбекқызының "Қазіргі қазақ тіліндегі бұйрық райдың парадигмасы мен мағыналық құрамы" атты кандидаттық диссертациясы, 10.02.02. — қазақ тілі мамандығы бойынша.
Осыған орай аталған диссертацияны Сізге жіберіп отырмыз, оның қорғалу күні 18 наурыз 1998 ж. белгіленді. Оған мына мерзімге дейін пікір беруіңізді өтінеміз:
16 наурыз 1998ж.
Жетекші ұйым басшысының қолы елтаңбалы мөрмен бекітілуге тиіс. Пікірде кеңейтілген турде мынадай тұстарга жауап беруіңізді сқраймыз:
1. Зерттеу тақырыбының өзектілігі және оның жалпы ғылымдармен және жалпы мемлекеттік бағдарламамен байланысы.
2. Диссертацияның "Ғылыми дәрежелер мен ғылыми атақтар беру туралы Ереженің " ушінші бөлімі қоятын талаптарға сәйкестігі.
Диссертациялық кеңестің ғылыми хатшысы, филология гылымының кандидаты, доцент Мусатаева М.Ш.

Қолы

Постскриптум. Постскриптум - латын тілінен аударғанда "хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін "р.s." таңбаларын койып тұрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мәтін" деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.
1. Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып койса, қойылған қолдан кейін "р.s." белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол койылады.
2. Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін "р.s." белгісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады. Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда Постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.
"р.s. 4- квартал бойынша жасалып есепті жаңа ғана қабылдап алдым. 1999 жыяғы желтоқсанның 31-і сағ. 17.30"
(сигнатура, факсимиле)
"р.s." Шұғыл жолсапарға шығуға тура келіп тұр. Сондықтан 2 аптаға дейін сізбен кездесе алмаймын. Кездесу уақытын қосымша хабарлаймын. 22.04.98.
Құрметті
(сигнатура, факсимиле)
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум қайталап та жазылады. Онда "Р.р.s." постскриптум белгісі қойылады. Оның жазылу реті де дәл жоғарыда айтылғандай.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.
Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мұқият тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет қолданылмағын жөн, қүжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде жіберіледі:
- дайындалған құжаттың мазмұны мен сапасына немқұрайды бақылау жасалғанда;
қүжатты дайындаушының білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда; жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
- құжатты дайындаушы өз ісіне немқұрайды, салақ қараған жағдайда;
- құжатты дайындау барысында дұрыс мәлімет қолданбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау барысында бағдарламалық-техникалық құралдарды дұрыс пайдаланбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау технологиясы бұзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Құжаттағы сандық мәліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса, ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса құжаттың соңында ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бұл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т.с.с.
Құжаттағы барлық ақпарат мұқият текесерілуі керек. Құжаттағы ақпартты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1. Техникалық. Мұнда қате жазылған сөздер, дұрыс қойылмаған тыныс белгілері, дұрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда ұсталады.
2. Заңдық. Мұнда құжат мазмұнының қазіргі күші бар заңдарға және құқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық. Мұнда құжатта шығарылған қаржы-экономикалық шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға беріледі.
4. Статистикалық. Мұнда құжаттағы статистикалық мәліметтердің актуальдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.
5. Конфиденциалдық. Мұнда кұжат мазмұнында жариялылығы шектеулі мағлұматтың немесе мемлекеттік құпия болып саналатын я қызметтік, коммерциялық құпия болып табылатын мәліметтің жіберІлмеу жағы тексеріледі.
6. Ақпараттық. Мұнда құжатты алушының мекен-жайы, реквизиттері сияқты мәліметтердің дұрыстығы тексеріледі.
Құжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дұрыс жасалу жауапкершілігі құжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер құжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орындаушы белгіленеді.
Құжатты дұрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі.