Мақсаттың арманнан не айырмашылығы бар? Басты айырмашылығы мақсат жоспар негізінде іске асса, арман мақсатқа айналмайынша, қиялмен шектеліп қалады. Сондықтан, соңғы уақыттары жоспарлау негізін үйрену, сол бойынша әрекет ету үрдісі арта бастады. Солардың бірі – кайдзен жоспарлау әдісі.
"Кайдзен" жапон тілінен аударғанда "жақсылыққа қарай бағыт алу, өзгеру" дегенді білдіреді. Бұл жоспарлау техникасы Екінші Дүниежүзілік соғыстан соң Жапонияда америкалық мәдениеттен қалған өзін-өзі басқару идеологиясы мен дәстүрлердің арқасында пайда болды. Кайдзеннің белсенділігі сол уақыттағы жапон шаруашылығы мен өндірісінің шарықтаған дәуіріне, нақтырақ айтсақ, Жапонияның "Экономикалық кереметіне" сәйкес келеді. Кайдзен әдісі бастапқыда менеджмент, басқару мен өндіріс, бизнес саласында кеңінен қолданылған болатын. Бүгінде кайдзен күнделікті өмір ережесіне қарай бет бұрып келеді.
Бизнестегі "Кайдзен" ұғымы — сатылым, басқару мен өндіріс саласын жетілдіру. Бұл үрдіске басшыдан бастап, қатардағы қызметкер де атсалысады. Басты идеясы – күннің текке өтпеуі. Ал, мақсаты шығынсыз өндіріс болатын.
Кайдзеннің заманауи түсіндірмесі былайша жіктеледі:
• Everyday improvement (күнделікті даму)
• Everybody improvement (әрбір адамның дамуы)
• Everywhere improvement (кез келген жағдайда даму)
• From small incremental improvement to dramatic strategic improvement (бастапқы жүйелі дамудан бастап стратегиялық дамуға дейін)
Кайдзен – ірі жүйе: тәжірибе, әдістеме мен бағыттарға бай.Бүгінде Кайдзен жоспарлау әдісін қолданатын компаниялар қатарына Toyota, Nissan, Canon, Honda, Komatsu, Matsushita жатады.
Кайдзен әкелген жетістіктер:
Бүгінде өндіруші компаниялар арасында бәсекенің жоғары екенін, соған сәйкес тұтынушы талабының зор екенін байқауға болады. Кайдзен жоспарын еңгізу – ұзақмерзімді жоба. Ол үздіксіз әрі күнделікті жұмыс істеуі тиіс. Бір рет орындалмаса табыс емес, шығынға әкеледі. Бәсекелестерді артқа қалдыру үшін өндірісті жетілдірумен күнде айналысу қажеттілігі туындайды: кеше, бүгін және ертең. Бірден табысты бірнеше еселеп табу мүмкін емес. Сондықтан, біртіңдеп дегенмен, күнделікті жетілдіру жұмыстары жұмыс өнімділігін 50-100%-ға арттырып, табыстың көбюіне әсер етеді. Мысалы, Toyota компаниясын атап өтуге болады (компания 70 жылдан астам уақыт бойына осы әдісті қолданады).
Кайдзен және менеджмент
Жапон түсінігіндегі басқару: стандартты жүйе бойынша әрекет ету және оны жетілдіру. Менеджмент қызметкерді белгілі бір стандартқа сәйкес жұмыс істеуін қадағалайды. Егер қызметкер оны орындауға қауқарсыз болса, не оның білімін жетілдіру керек не стандартты түзетуі шарт. Жоғары деңгейлі менеджмент үрдістің жетілуіне ұзақ уақытын бөледі.
Жетілдіру кезеңдері:
Бірінші қадам – "жоспарла-әрекет жаса-тексер-ықпал ет" кезеңі (plan-do-check-act –PDCA). Кез келген өндірістің табысы бастапқыда тұрақсыз болады, оны реттейді, тексереді, мәселелердің шешімін қарастырады.
Белгілі бір арнада орныққан соң, екінші кезеңге өтеді SDCА (стандарт-әрекет жаса-тексер-ықпал ет).
Қызметкерлер мотивациясы:
Кайдзен белгілі бір адамға бағытталған. Жапон менеджменті адамның жұмысқа деген қарым қатынасына зор мән береді. Қызметкерді жазалауға болмайды. Оларға бұйырмайды. Керісінше, оларға қолдау көрсете отырып, жұмысқа ынтасын арттырады. Олармен ақылдасып, көмектеседі, түсіндіре отырып, оқытады және олармен бірге шешім қабылдайды. Мақсаты: ішкі мотивацияны арттыру, құндылық пен бейілділікті қалыптастыру.
Кайдзен қағидалары:
• Тұтынушыға назар аудару — кайдзен әдісін қолданатын компания үшін бәрінен маңыздысы өнімі мен қызметі тұтынушының қажеттілігін өтеуі тиіс.
• Үздіксіз өзгеріс — кайдзеннің түпкі мақсатын айқындайтын қағида түрі. Кез келген бағыт бойынша кішкентай өзгерістің өзі бәсекелесті базып озуға себеп болады.
• Мәселені ашық көрсету. Мәселесіз даму мүмкін емес. Арыз бен шағымды "сый" ретінде қабылдау керек. Тек солай қана мәселені біліп, қызмет пен тауар сапасын арттыруға мүмкіндік аласыз. Ал, арызды есепке алмау, оларды кінә ретінде қарасаңыз, мүмкіндіктен айырыласыз.
• Компанияда ашықтықты насихаттау.
• Қызметкерлер тобын құру — әрбір қызметкер дағдысы мен біліміне сай, белгілі бір тапсырмаларды топ бойынша атқаруы тиіс. Кейбір ұйымдарда жаңа қызметкерлерге арналған топтың болуы маңызды.
• Жобалармен жұмыс барысында әртүрлі салалы топтарды басқару керек: бір салалы топқа жататын қызметкерлерінің жетістікке жетуі өте қиын.
• Қызметкерлер арасындағы байланысты нығайту — ұйым үшін тек түскен табыс қана маңызды емес, компанияның дамуы үшін қызметкерлердің атсалысуы мен олардың бір-бірімен тығыз байланысы күшті болуы шарт.
• Қатарласа даму – қызметкердің жеке жетістігі де ұйымның жетістігіне айналуы тиіс.
• Өзін-өзі дамытуды қолға алу — адамның өзін-өзі басқаруы, өзін де, өзгені де сыйлауды үйрену.
• Әрбір қызметкердің ақпаратқа қолжетімділігі — компанияның тыныс тіршілігін барлық қызметкер білуі тиіс.
• Әрбір қызметкердің өкілеттілігін арттыру — көп саланы оқыту, олардың дағдыларын жетілдіріп отыру, қосымша дайындау.
• Басқару — жоспарлаудан басталады. Кейін оны нәтижемен салыстыру керек.
• Барлығын сараптамадан өткізу (анализ) және дерек негізінде жұмыс істеу. Дәлелденген ақпарат бойынша қорытынды шығару.
• Негізгі мәселенің алдын алу. Мәселенің себебі мен оның пайда болуын шатастырмау.
• Ең бірінші өнім сапасы назарға алыну тиіс.
• Стандартизация. Қол жеткізген жетістікті сақтап қалудың жолын қарастыру керек.
Кайдзеннің 5S қағидасы:
Seiri (ұқыптылық) – Кез келген тапсырманы тыңғылықты орындау қажеттілігі ескеріледі.
Seiton (реттілік) – кайдpен жүйесі кез келген заттың өз орнында болуына мән береді. Тек жұмыста ғана емес, өмірде де солай болуы шарт.
Seiso (Тазалық) – тазалау жұмыстары тек жұмыс орнында ғана емес, адамның сыртқы келбеті, ойы мен айналасында жүруі тиіс.
Seiketsu (стандартизация) – жетістікке алып келетін стратегияны қалыптастыру.
Shitsuke (тәртіп) – жоспар бойынша әрекет ету, белгіленген кестені ешқашан бұзбау.
Міне, Жапонияның әйгілі жоспарлау әдісі адамдарға асықпай, бірақ, күнделікті дамытуды үйретеді. "Асыққан шайтанның ісі" дейтін қазақ үшін біртіңдеп даму қашанда пайдалы болмақ.