Бизнес: тайм-менеджемент және табыс

Бүгінде уақыт зымырап өтіп жатқанын жиі айтатын, жоспарлаған істерін орындауға үлгермейтініне шағымданатын жандар аз емес. Әсіресе қалалық жерде тұратындар, жеке кәсіппен айналысатындар үшін уақыт жетіспеушілігі қатты сезіледі. Осы ретте тайм-менеджмент туралы біліп, оның тиімділігіне көз жеткізу пайдалы.

Ағылшын тіліндегі «Time Management» терминінің тікелей аудармасы – «уақытта басқару». Уақытта басқару мүмкін еместігі түсінікті, тайм-менеджменттің нақты қызметі – уақытты барынша тиімділікпен пайдалану.

Тайм-менеджмент ­– жеке уақытты есептеу, бөлу және шұғыл жоспарлау.

Уақытын барынша пайдалы етіп өткізіп, барлығына үлгеретін адамдар жұмысын барынша аз уақытта бітіріп тастауды жөн көреді. Сарапшылардың айтуынша, өз уақытын басқаратын адамдар өмірде көп нәрсені атаруға, қолы тимей жүрген жұмыстарды атқаруға болатынына, ең бастысы көңіліне ұнайтын іспен айналысуға мүмкіндік туатынына көз жеткізеді.

Coca-Cola компаниясының бұрынғы CEO менеджері Брайн Дайсон: «Өмірді жонглердің 5 шардан тұратын ойыны секілді елестет. Ол шарлар – жұмыс, отбасы, денсаулық, достар және жан рахаты. Олардың әрқайсы ауада қалықтау керек. Уақыт өте келе жұмыс атты шар резинадан жасалғанын түсінесіздер. Жерге түседі де қайта секіріп келеді. Бірақ, қалған 4 шар – отбасы, денсаулық, достар және жан рахаты – шыныдан тұрады. Олардың біреуі құласа, қайта түзелместей бұзылады, сызат түседі, зақым келеді, тіпті шағылып қалады. Бұрынғыдай болмайды. Сондықтан оған жеткізбеу керектігін түсінуіңіз керек. Жұмысты жұмыс уақытында барынша тиімді атқару керек. Одан кейін үйге қайтып, уақытыңызды отбасыңызға, денсаулығыңызға достарыңызға, жаныңыздың рахатына жұмсаңыз. Құндылықтың құны бағалағанда ғана құнды», ­- дейді.

Уақытта басқару, яғни тиімді пайдалану туралы XV ғасырда да айтылған. Мысалы италиялық жазушы-ғалым Альберти уақытта тиімді пайдаланған адам табысты болатындығын айтқан. Ол үшін таңертең атқарылатын істің тізімін жасауды әрі маңыздылығы жоғарысынан бастауды ұсынған. Қаншама уақыт бойы бұл ұсыныс жай ғана теория түрінде болғанымен, ХХ ғасырдың 80-жылдары технология дамып, қарқындылық күшейген уақытта тәжірибеге ұласты.

Ал бизнестегі тайм-менеджмент қалай болады? Расымен де қажет пе? Кәсіп иелері үшін ұйымдастыру мен қызметтің тиімділігін арттыру технологиясы ретінде маңызды. Бизнестегі тайм-менеджмент жоспарлаумен жүреді. Бірі бекітілген жоспармен жұмыс істесе, енді бірі икемді жоспар құра біледі.

Сонымен қатар өзін-өзі ынталандыру арқылы уақытты ұтымды пайдалану – тайм менеджмент қағидаларының бірі. Бизнесте шағымданған клиенттің көңілін табу, жұмыстан шығып кеткен адамның орнына қызметкер іздеу секілді жайттар туындайды. Егер бұл іс кейінге қалдырыла  берсе, оның салдары жақсылыққа апармайды. Бизнесте мәселе туындаған кезде шешіп үйренген абзал. Уақытында орындау табыстылыққа бастайды. Тапсырманы орындау мерзімі кейінге шегерілген сайын, оны орындау қиынға соғады. Мысалы, компанияны дамытудың бизнес-жоспарын дайындау, жылдық есепті реттеу, өндіріс құрылымын қайта құру сынды ауқымды жұмысқа бірден кірісу қиынға соғады.

Жылдық есептің дайындалуын жеделдету үшін әуел бастан ай сайын есеп жүргізуді қолға алған тиімді. Бұл уақытты тиімді пайдаланудың әрі атқарылған жұмысты дер кезінде реттеудің ұтымды тәсілі. Ал жыл соңында барлық есепті біріктіріп, ортақ дүние құрастыру жеңіл болады. Мамандар осы сияқты ауқымды жұмысты бірнеше сатыға бөлуге кеңес береді.

Бизнестегі тиімді тайм-менджмент жеке уақытты оңтайлы пайдаланусыз басқарылмайды. Сондықтан кәсіп иесі күн сайын маңызы оқиғаларды тізіп, олардың құндылығын анықтаса, кейін айдың, тоқсанның, есебі шығарылып, жылдың үздік жетістігін де анықтай алады. Әрбір жетістіктің құнын анықтағанда, оған жетудің бағасы, қиындықты еңсерудің тәжірибесі белгілі болады. Бұл мақсатты анықтауға, келесі жылдың жоспарын жасауға әсер етеді.

Осы ретте «Атамекен» ҚР Ұлттық кәсіпкерлер палатасы «Бастау» жобасы арқылы жұмыссыз және өзін-өзі жұмыспен қамтушыларға кәсіпкерлік негіздерін үйретеді. 12 модульден тұратын оқу бағдарламасында жеке кәсіпті ұйымдастыру, басқару, маркетингтік зерттеулер жүргізу, бизнес-жоспар құру сынды салалар қамтылады. Міне сол курстар арқылы уақытын тиімді пайдалануды үйреніп, табысқа жетуге ұмтылған азаматтар саны күн санап артып келеді. Мысалы, былтыр білім алған 15 мың адамның 3314 адам кәсібін ашты әрі ұлғайтты. Бұл да табыс табу жолында уақытын тиімді пайдаланудағы ұтымды әрекеттің нәтижесі болды.

Табысқа жету үшін ұсақ-түйек дүниеге көңіл бөлмеуге кеңес берілген. Әлеуметтік желі, почтаны үздіксіз тексеру, үзілмейтін үзілістерге шығу, кофе ішуге уақыт бөлудің барлығы жұмыстан алаңдатады. Сондықтан жұмыс арасындағы үзілісті де жоспарлау керек.

Әдетте, кәсіпкерлерге күн, ай, жылды жоспарлауға кеңес береді. Кестені толтыру, жоспарды біліп отыруға заманауи гаджеттер көмекші. Business Calendar, Todoist, Homeslice, Shifts, Fantastical 2, Pick, Sunrise, Timeful, Hours, Float, Clara сынды қосымшалармен танысып, қайсысы тиімді екенін анықтап, қолайлысын пайдаланған жөн.

Шұғыл орындау керек деген тапсырма – маңызды. Ертеңге қалдыру, кейін жасау, алдымен шай ішу секілді сылтауларды ысырып, «жоқ» деген сөзді айтып, маңыздысын алға шығарып үйренген әрі қызметкерлерін де үйреткен кәсіпкердің бизнесі сәтті болады.

Қарлыға Телман