Қазіргі таңда барлық дерлік құжаттар компьютерде жасалғанмен, қағаз барысында жүзеге асады. Қол қою, тексеру, шешім шығару мен қабылдау, мөр басу секілді кезеңдерден кейін барып қана алушының қолына тиеді. Тіпті, ұзақ уақыт күттіруі де мүмкін. Бұл мәселені шешудің бір жолы – цифрлық құжат айналымы.
Құжат жолдауда қиындықтар әлі де кездеседі. Курьер жоғалтып алуы, өзге мекен-жайға жолданып кетуі, жолда бүлінуі, уақытынан кешігіп қалуы, т.б. қиындықтар бар. Нәтижесінде қанша уақыт зая кетіп, қанша адамның ол құжатты қайта қарауына тура келеді. Осының бәрін болдырмаудың бір жолы – құжаттарды басқарудың «цифрлық құжат айналымы» деп аталатын жаңа жүйесін енгізу.
Цифрлық құжат айналымы – қағазсыз іс жүргізу концепциясын жүзеге асыру мақсатында қолға алынбақ. Шартты түрде үш негізгі бөлік арқылы алып қарастыруға болады. Олар: ішкі құжат айналымы, сыртқы құжат айналымы және блокчейн.
Цифрлық құжат айналымы жүйелерінің басты міндеті – ол электрондық құжаттарды сақтауды жəне олармен жұмысты ұйымдастыру (атап айтқанда, оларды белгілеріне жəне мазмұнына қарай іздеу). Бүгінде ірі компанияларды айтпағанда, өзіміз білетін Электрондық цифрлық қолтаңбаны (ЭСҚ) айтуға болады. Бұл үйден шықпай-ақ мемлекеттік қызмет түрлерін алуға көмектесетін қазіргі бірден-бір құжат.
ЭЦҚ алу үшін Сізге Қазақстан Республикасы Ұлттық куәландыру орталығының – www.pki.gov.kz сайтына кіру керек. Аталған орталық Қазақстанның жеке және заңды тұлғаларына ЭЦҚ берумен айналысады. Сондай-ақ Халыққа қызмет көрсету орталығынан да барып алуға болады. ЭСҚ – бүгінгі өмірімізге дендеп еніп келе жатқан цифрлық құжат айналымы жүйесінің бір қадамы.
Қазіргі таңда көптеген компаниялар цифрлық құжат айналымы жүйесіне өтіп, жаңа технологияның артықшылықтарын оң бағалауда. Ішкі және сыртқы құжат айналымы электронды түрде жүргізілуде. Ал цифрлық құжат айналымының үшінші құрамдас бөлігі саналған блокчейнді пайдалану аясы тарлау. Мамандар осылай деп есептейді.
Блокчейн – желіде ақпараттарды сақтайтын белгілі бір тәртіп бойынша құрылған блоктар тізбегі (block-блок, chain-тізбек). Қазіргі уақытта ол түрлі криптовалюталарда транзакциялар жүргізуге қолданылып жүр. Алайда, «блокчейн» жүйесінде өзге де ақпараттарды сақтауға болады. Мамандар бұл технологияны банк жүйесінде, экономикалық салаларда және өзге де индустрияларда қолдануға болатынын айтады. Дәстүрлі банк транзакцияларымен салыстырғанда блокчейннің негізгі басымдығы – арада делдалдардың болмауы.
Биыл жазда Ұлттық банкі халыққа блокчейн базасында құнды қағаздарды сатуға және сатып алуға мүмкіндік беретін мобилді қосымша әзірленіп жатқанын мәлімдеді. Мобильді қосымшаның көмегімен әрбір қазақстандық еліміздегі әртүрлі компаниялардың құнды қағаздарын "блокчейн" базасы негізінде сатып ала алады.
Қазіргі таңда компаниялардың қағаз құжаттан цифрлық құжат айналымына ауысуына заңдық база жеткілікті. Мемлекеттік көлемде, оның ішінде «Цифрлық Қазақстан» бағдарламасы аясында осы жүйені дамыту жолында ауқымды жұмыстар атқарылуда.
Цифрлық құжат айналымының енуі – қағаздың үнемделуіне де сеп болады. Қағазға дейін табиғи ресурстардың сақталуын да ескерген жөн. Мәселен 1 тонна қағаз алу үшін 17 ағаш кесіледі екен. Яғни, цифрлық құжат айналымын енгізу тек мемлекеттік жоба мен бизнес үшін ғана емес, қоршаған ортаны қорғауға да үлес қосатын жүйе.